Retour sur la conception du module réglementaire ; le rôle d’Alstom en tant que bêta-testeur
Interview d’Emmanuel Ninet, Responsable Services Généraux & Correspondant Sureté Site chez Alstom et Thomas Feltrin, Directeur Produit et co-fondateur de Beeldi.
Quelle est votre mission au sein d’Alstom ? De quel parc de bâtiments êtes-vous en charge ?
E. N. : Je suis responsable des services généraux pour le site de Villeurbanne d’Alstom. Parmi les missions qui me sont confiées, j’ai en charge la maintenance du bâtiment et le suivi des contrôles réglementaires de l’ensemble des équipements du site.
Vous utilisiez déjà Beeldi, qu’est-ce qui a été déterminant dans votre volonté d’intégrer le module réglementaire ? Quels étaient vos enjeux dans le suivi de ces obligations réglementaires ?
E. N. : Aujourd’hui c’est notre prestataire Facility Manager (Bouygues Energies & Services) qui est en charge de réaliser les audits réglementaires. Mon premier enjeu est d’avoir plus de visibilité sur l’avancement de la réalisation de ces audits.
Beeldi nous a proposé d’être bêta-testeur de son module réglementaire, qui répondait tout à fait à mon besoin : avoir à un instant “t” un dashboard qui me permet de savoir où nous en sommes dans le suivi de nos audits réglementaires et plus largement, de constater notre conformité vis-à-vis de la réglementation.
Mon deuxième enjeu consiste à donner régulièrement de la visibilité au propriétaire du bâtiment, nous sommes en effet locataire du site de Villeurbanne, sur les audits effectués. Cette tâche était assez chronophage, car il fallait compiler et envoyer l’ensemble des rapports des bureaux de contrôle. Désormais, grâce à ce module, nous pouvons donner un accès direct au propriétaire à la plateforme et ainsi gagner du temps sur la compilation et la transmission des informations.
Beeldi intègre déjà des données relatives aux équipements, comment cette nouvelle fonctionnalité s’intègre à l’existant ?
T. F. : Chez Beeldi, nous sommes partis du constat que sans des données terrain de qualité, il est impossible de faire une gestion technique et patrimoniale efficace. Cette gestion est étroitement liée aux caractéristiques du bâtiment et des équipements qui le composent. Naturellement, le suivi réglementaire se nourrit des caractéristiques et de l’inventaire qui est fait.
Identifier la bonne réalisation du suivi des obligations réglementaires est l’étape qui suit la réalisation de l’audit. En règle générale, c’est quelque chose qui est fait à la main, ce qui provoque des oublis car la réglementation évolue constamment et il existe un très grand nombre de textes de loi. C’est un travail assez fastidieux que nous avons essayé d’automatiser pour aider nos clients à piloter plus facilement leur conformité réglementaire.
Cela permet de répondre aux différentes obligations des gestionnaires : avoir une vision claire des obligations réglementaires, et comme l’évoquait monsieur Ninet, communiquer avec son propriétaire les différentes obligations qui incombent au locataire du bâtiment.
En tant que directeur produit chez Beeldi, quel est le rôle des clients pendant la phase de conception d’une nouvelle fonctionnalité ? Peux-tu notamment préciser le rôle des bêta-testeurs ?
T. F. : Le rôle de ces phases de bêta-test est de valider l’utilisation qui est faite de notre module avec nos clients. Durant la phase d’élaboration du module, nous pouvons être amenés à faire des hypothèses sur l’usage qui en sera fait par les utilisateurs et nous définissons plusieurs maquettes en conséquence avec chacune des partis pris issus de nos premières découvertes. La phase de bêta-test nous permet de valider ou non ces hypothèses en confrontant notre travail et nos choix à nos utilisateurs.
Il est primordial pour nous de voir comment les différents bêta-testeurs s’approprient les fonctionnalités que l’on avait initialement pensées. Nous voyons comment ils adaptent leur manière de faire à notre produit et comment nous pouvons également adapter notre produit à leur manière de faire.
Pour résumer, les retours des bêta-testeurs nous permettent d’aboutir à un produit fini qui est parfaitement utilisable et qui répond aux besoins des clients.
Peux-tu citer un exemple de remontée faite par Emmanuel Ninet qui a permis d’améliorer le module ?
T. F. : Un exemple concret de retour de la part d’Emmanuel, qui a été clé, concerne le paramétrage initial du module.
Sur un parc, une fois l’inventaire des équipements fait, Beeldi identifie automatiquement les obligations réglementaires liées aux différents équipements. Nos clients avaient ensuite la possibilité de renseigner dans la plateforme leur historique de visites périodiques (rapports, réserves, etc.).
Emmanuel, en testant, nous a fait remarquer qu’il était trop fastidieux d’intégrer après coup ces informations et que ce n’était pas assez intuitif pour l’utilisateur. On a revu notre copie pour trouver une meilleure solution avec lui. Finalement, la solution a été d’intégrer l’historique dès l’activation de l’obligation, car cela s’insérait mieux dans le flux de travail. Grâce à ce travail commun, le parcours est plus cohérent et plus fluide pour tous les utilisateurs futurs.
Nous adorons travailler aux côtés de nos clients car cela nous permet de créer un produit qui s’adapte parfaitement à leur quotidien.
Comment Beeldi vous aide à parvenir à vos objectifs réglementaires ? Comment collaborez-vous avec vos prestataires autour de ce nouveau module ?
E. N. : Nous collaborons principalement avec Bouygues Energies & Services, le Facility Manager. Ce sont eux qui nous ont présenté la solution Beeldi. Initialement, ils nous ont proposé la plateforme Beeldi pour la gestion des équipements et l’élaboration du plan pluriannuel de travaux et par la suite, nous avons vu le potentiel du module réglementaire.
Bouygues Energies & Services s’occupe de la gestion des audits réglementaires : ils planifient la visite des bureaux de contrôle, s’occupent du suivi, et saisissent avec moi les rapports et les réserves qui ont été notées par les bureaux de contrôle. Enfin, nous faisons le nécessaire pour lever ces réserves.
Concernant le travail avec les équipes Beeldi, c’était intéressant de pouvoir tester le module réglementaire, de travailler en conditions réelles d’utilisation. On a pu jouer avec le module, se faire la main dessus, voir les fonctionnalités et tester l’ergonomie, l’usage au quotidien.
Ce que j’ai trouvé intéressant, c’est le partage ! La possibilité de faire évoluer le module avec d’un côté, les idées, les fonctionnalités que Beeldi proposait et de notre côté, le concret, le réel, l’usage au quotidien, pour aboutir à un produit qui soit fluide et pratique à utiliser.
Pour aller plus loin, si vous rêviez d’une fonctionnalité qui vous ferait gagner encore plus du temps, laquelle serait-elle ?
E. N. : Ce serait que Beeldi se connecte avec les plateformes des organismes de contrôle pour pouvoir récupérer automatiquement les rapports et les réserves associées. (ndlr : Beeldi est désormais connecté aux plateformes des organismes de contrôle et récupère directement les rapports)
De la même manière, si demain Beeldi s’interfaçait avec la GMAO, nous pourrions directement pousser des actions dans la GMAO à partir des éléments de réserves qui ont été levés dans un audit réglementaire avec Beeldi. (ndlr : Beeldi s’interface aujourd’hui avec les GMAO)
Comment Beeldi est capable, concrètement, de permettre d’anticiper l’impact d’une nouvelle réglementation sur son parc de bâtiment ?
T. F. : Tout d’abord, nous réalisons un travail, en interne, de veille réglementaire pour assurer une surveillance continue et à jour du patrimoine des gestionnaires. Ces réglementations sont traduites en algorithmes permettant d’identifier rapidement leur périmètre d’application sur le patrimoine de nos clients.
Ainsi, en alliant une base d’équipements qualifiée, couplés à nos algorithmes d’identification, nous sommes capables d’indiquer aux différents gestionnaires de bâtiment les réglementations qui les impactent, de façon précise, bâtiment par bâtiment, équipement par équipement.
Concrètement, lorsqu’une nouvelle réglementation entre en vigueur, par exemple, sur une certaine typologie de chaudières, nous pouvons identifier les chaudières concernées sur le patrimoine en question et informer directement le responsable. Sans cela, il peut être très difficile d’identifier l’impact de nouvelles réglementations. Il faut généralement réaliser des audits complémentaires pour savoir exactement où est ce que l’on sera impacté. Grâce au module réglementaire de Beeldi, cela n’est plus nécessaire.
Est-ce que vous recommanderiez Beeldi à des homologues ?
E. N. : Oui, j’en ai parlé à mes homologues, sur d’autres sites. L’un d’eux est d’ailleurs intéressé pour que je lui présente l’outil, pour peut être également utiliser Beeldi à l’avenir
La partie réglementaire est vraiment intéressante, en complétant ce qu’a dit Thomas, il est important pour nous d’avoir un outil capable de faire de la veille réglementaire.
Le mot de la fin ?
E. N. : En mot de la fin, j’aimerais remercier les équipes de Beeldi pour le temps qu’ils ont passé avec nous, pour nous avoir permis de faire évoluer le module réglementaire, dans le bon sens. Il est important que l’outil corresponde aux usages des utilisateurs, avec des fonctionnalités pertinentes vraiment construites avec les opérationnels dans l’optique de répondre à leurs enjeux quotidiens.
